Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Dieser Vertrag gilt zwischen dem Kunden als Verantwortlichem und der OnlineBuilders LLC als Auftragsverarbeiter. Er ist Bestandteil des Abonnements für MileEngine · Werkstatt-Cockpit und gilt, solange wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten.

1. Gegenstand, Art und Zweck

Wir betreiben für den Kunden die Software Werkstatt-Cockpit: Speichern, Synchronisieren, Anzeigen, Sichern und Löschen der Daten, die der Kunde und seine Mitarbeitenden erfassen oder importieren. Zweck ist die Organisation und Dokumentation der Arbeit in der Werkstatt.

2. Betroffene Personen und Datenarten

• Mitarbeitende des Kunden: Name, Kürzel, Rolle, Anmeldedaten, Stempelzeiten, Quittierungen, Qualifikationen und Freigaben, Fotos aus der Arbeit.
• Kundinnen und Kunden des Kunden: Name, Kundennummer, Fahrzeugdaten, Konfiguration.
• Ansprechpersonen bei Lieferanten und Partnern: Name, Firma, Kontaktdaten.

Besondere Kategorien von Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht vorgesehen.

3. Weisungen

Wir verarbeiten die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, den Einstellungen in der Software und Mitteilungen per E-Mail. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, informieren wir den Kunden unverzüglich.

4. Vertraulichkeit

Personen, die Zugriff auf die Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff im Support erfolgt nur auf Anfrage oder mit Freigabe des Kunden und wird protokolliert.

5. Technische und organisatorische Massnahmen

Wir treffen die Massnahmen nach Art. 32 DSGVO, beschrieben in der Anlage. Wir dürfen sie anpassen, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde stimmt dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu:

Die Fehlerüberwachung (GlitchTip) betreiben wir selbst auf den Servern bei Hetzner; es gibt dafür keinen weiteren Unterauftragsverarbeiter. Über neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter informieren wir mindestens vier Wochen im Voraus per E-Mail. Der Kunde kann aus wichtigem Grund widersprechen; ist keine Lösung möglich, kann er den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.

7. Unterstützung des Kunden

Wir unterstützen den Kunden bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Export), bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Meldungen an Behörden, soweit es unsere Verarbeitung betrifft.

8. Verletzungen des Schutzes

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden wir dem Kunden unverzüglich, spätestens innert 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit bekannt.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten 30 Tage lang exportieren. Danach löschen wir sie. Sicherungen werden innert weiterer 30 Tage überschrieben.

10. Nachweise und Kontrollen

Wir stellen dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis dieser Pflichten nötig sind, und ermöglichen Überprüfungen nach angemessener Vorankündigung, in der Regel durch Vorlage von Berichten und Zertifikaten.

11. Drittstaaten

Die Daten werden in Deutschland gespeichert. Zugriffe aus den USA (Sitz der OnlineBuilders LLC) und Übermittlungen an Unterauftragsverarbeiter ausserhalb von EU/EWR und Schweiz erfolgen nur mit geeigneten Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln.

Anlage: Technische und organisatorische Massnahmen

• Zutritt: Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland mit Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Zertifizierung nach ISO/IEC 27001.
• Zugang: Serverzugang nur mit Schlüssel und Zwei-Faktor-Anmeldung, Plattform-Verwaltung nur mit Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP), PINs in der Werkstatt nur gehasht gespeichert.
• Zugriff: Rollen und Berechtigungen in der App; Personaldaten nur für Teamleitung und Geschäftsleitung, nie auf Werkstatt-Tablets.
• Trennung: Mandantentrennung in der Datenbank selbst (Row-Level-Security), nicht nur in der Anwendung.
• Weitergabe: Übertragung nur verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher), Sicherungen verschlüsselt.
• Eingabe: Änderungen werden als Ereignisse protokolliert, die nur ergänzt und nie überschrieben werden; Support-Zugriffe werden protokolliert.
• Verfügbarkeit: tägliche Sicherungen, regelmässige Wiederherstellungstests, Überwachung und Fehlerberichte; Apps arbeiten bei Ausfall offline weiter.
• Überprüfung: Updates nur nach automatischen Tests, Abhängigkeiten werden regelmässig aktualisiert, Massnahmen jährlich überprüft.